Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche und Kontakt

Valeria GmbH, Frohnhofstraße 4, 50765 Köln, vertreten durch Geschäftsführerin Valeria Berndt; Amtsgericht Köln, HRB 104427. GOT Kompass ist ein Angebot der Valeria GmbH. Datenschutzfragen und Rechte: info@got-kompass.de.

Für Zugangsanfragen, Vertragsabwicklung, Rechnungswesen und Betriebssicherheit ist Valeria Verantwortliche. Soweit in den eingesendeten Praxisunterlagen personenbezogene Daten enthalten sind, bearbeiten wir diese nach Weisung der Praxis gemäß der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung. Für diese Auftragsdaten bleibt die einsendende Praxis datenschutzrechtlich verantwortlich; wir unterstützen sie bei Anfragen.

2. Zugang, Kontakt und Auftrag

Wir verarbeiten Praxisname, Geschäftsanschrift, Ansprechpartner, E-Mail und gegebenenfalls Website/Nachricht zur Prüfung der Zugangsanfrage, Codezustellung und Durchführung des gewünschten Checks. Bei einer kostenpflichtigen Bestellung speichern wir zusätzlich die beauftragende Person mit ihrer Funktion, Leistung, Preis einschließlich Umsatzsteuer, Konditionen und Version, Rechnungs- und Ergebnisadresse, Datenzeitraum, Bestellreferenz und Zeitpunkt. Der Bestellnachweis wird nicht durch spätere Stammdatenänderungen überschrieben.

Für Vertragsanbahnung und -erfüllung verarbeiten wir die erforderlichen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Geschäftliche Ansprechpartner einer Praxisorganisation und allgemeine Kontaktanfragen verarbeiten wir, soweit erforderlich, aufgrund unseres berechtigten Interesses an geschäftlicher Kommunikation nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Gesetzliche Rechnungs- und Aufbewahrungspflichten erfüllen wir nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Die Zugangsanfrage und der Gratis-Check lösen keine kostenpflichtige Bestellung aus. Die professionelle Analyse wird ausdrücklich für einmalig 499 € netto zuzüglich Umsatzsteuer bestellt. Analyse und Rechnung werden manuell gemeinsam versendet; kein Zahlungsdienstleister, kein Vorpayment und kein Abo.

3. Dateieingang und Auswertung

Wir speichern die bestätigte Ergebnisadresse, den Datenzeitraum, optionale Hinweise und zu den Dateien Name, Format, Größe, Prüfsumme, Eingangszeit und Bearbeitungszustand. Die Quittung bestätigt den Dateieingang. Technische Dateiprüfung und Dateieingang ersetzen keine fachliche Auswertung.

Für den Check benötigen wir Abrechnungspositionen, Leistungskennzeichen, Beträge und Zeiträume. Bitte entfernen Sie unnötige Halter-/Mitarbeiterdaten nach Möglichkeit und übermitteln Sie keine Angaben zur Gesundheit von Menschen. Eine vollständige Bereinigung durch die Praxis ist keine Teilnahmevoraussetzung. Falls personenbezogene Angaben mitenthalten sind, bereinigt das Team diese manuell für die beauftragte Auswertung. Dazu gehören auch Freitexte und indirekte Identifikationsmöglichkeiten. Eine automatisch abgeschlossene Anonymisierung wird nicht behauptet.

Die Daten werden nur für den beauftragten Check und gegebenenfalls die bestellte Analyse verwendet. Personenbezogene Auftragsinhalte werden nicht für Werbung, eigene Modelltrainings oder eine eigene Weiterverwendung in anderen Produkten genutzt und nicht verkauft. Die Bestätigung der Ergebnisadresse ist keine Werbeeinwilligung. Es gibt keine automatisierte Analysepipeline oder Entscheidung mit rechtlicher Wirkung.

4. Sitzung und notwendiges Cookie

Nach Codeanmeldung setzt die App das notwendige Cookie got_session für höchstens acht Stunden. Es ordnet den geschützten Dateieingang und Bestellstatus der richtigen Praxis zu. Beim Abmelden wird die Sitzung widerrufen und das Cookie gelöscht. Die Datenbank speichert einen Prüfwert der Sitzungskennung. Für diese angeforderte Anmeldung gelten § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Es gibt kein Werbe- oder Nutzungsanalyse-Tracking. Schriftarten werden mit der App ausgeliefert. Externe Newsletter oder Terminbuchung werden hier nicht eingebettet.

5. Anbieter, Standorte und Sicherheit

Die primäre Datenbank und die privaten Uploaddateien werden im Supabase-Projekt in Frankfurt am Main gespeichert; App-Funktionen bei Vercel sind ebenfalls für Frankfurt konfiguriert. Supabase stellt Datenbank und Storage bereit, Vercel betreibt die App. Für Kommunikation verwenden wir Google Workspace. Beim bloßen Appaufruf werden keine Google-Mailinhalte eingebettet.

Die Region ist keine Zusage ausschließlich deutscher Gesamtverarbeitung. Auslieferung, Betriebsdaten, Support und gegebenenfalls Anbieter-Unterauftragnehmer können weitere Länder betreffen. Für internationale Verarbeitung sind die einschlägigen Anbietervereinbarungen und Transfergarantien maßgeblich. Die Anbieterinformationen und aktuellen Unterauftragnehmer sind in unserer Auftragsverarbeitungsvereinbarung verlinkt.

Dateien werden über TLS direkt in privaten Storage übertragen. Praxen erhalten keine Downloadlinks zu Originalen und keine frühere Originaldateiliste. Für die ausdrückliche Bestellzuordnung kann eine gekürzte Eingangsreferenz derselben Praxis angezeigt werden. Interner Zugriff erfolgt über berechtigte Supabase-Zugänge. Codesitzungen und interne Zugänge können gesperrt werden.

Hostinganbieter verarbeiten technische Verbindungsdaten wie IP-Adresse, Pfad, Zeitpunkt und Browserangaben. Unsere Anfragelimits verwenden mit einem geheimen Schlüssel abgeleitete Prüfwerte statt Klartext-IP-Adressen in der eigenen Datenbank. Schutzrelevante Bearbeitungsaktionen werden protokolliert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser Interesse ist ein sicherer, missbrauchsgeschützter Betrieb.

6. Empfänger und Aufbewahrung

Zugriff erhalten nur die für die Aufgabe berechtigten und zur Vertraulichkeit verpflichteten Personen sowie erforderliche technische Dienstleister. Eine gesetzlich vorgeschriebene Offenlegung bleibt möglich.

Originale und personenbezogene Arbeitskopien

Nach bestätigter Bereinigung unverzüglich löschen, spätestens 30 Tage nach Eingang. Die manuelle Bereinigung ist innerhalb von drei Arbeitstagen vorgesehen. Die tägliche Löschroutine beginnt die technische Entfernung ab Tag 29; offene Uploadfreigaben und laufende Prüfungen werden berücksichtigt.

Abgebrochene oder nicht bestätigte Uploads

Nach sieben Tagen und Ablauf vorhandener Uploadfreigaben entfernen. Technisch nicht mehr benötigte Eingangskopien bestätigter Dateien werden bereits nach Ablauf der Uploadfreigabe entfernt.

Arbeitsgrundlagen und Berichte

Nur für den beauftragten Check; spätestens 90 Tage nach Lieferung oder kostenfreiem Abschluss löschen. Anonymität wird fachlich geprüft und nicht allein durch Entfernen eines Namens angenommen.

Anfragen ohne nachfolgenden Auftrag

Sechs Monate nach abschließender Bearbeitung löschen. Nicht mehr benötigte Zugangscodes werden gesperrt und aus der Zustellablage entfernt.

Bestell- und Geschäftskorrespondenz

Soweit als Geschäftsbrief erforderlich sechs Jahre ab Ende des betreffenden Kalenderjahres; übrige reine technische Metadaten spätestens 90 Tage nach Abschluss des Vorgangs entfernen.

Rechnungen

Acht Jahre ab Ende des betreffenden Kalenderjahres; weitergehende gesetzliche Aufbewahrung im konkreten Fall bleibt unberührt. Fremde Praxis-Rechnungsoriginale sind keine eigenen Buchungsbelege von GOT Kompass.

Sicherungen

Für notwendige Datensicherungen höchstens 30 Tage Umlaufzeit. Bis zum Auslaufen gesperrt für normale Nutzung; bei Wiederherstellung wird der aktuelle Löschstand erneut angewendet. Lokale Arbeitskopien werden nicht in private Cloud- oder Gerätebackups übernommen.

Die achtstündige Sitzungslaufzeit ist eine Zugangsfrist und keine automatische Löschung aller Datenbankeinträge. Eine Bestellung verlängert die Aufbewahrung fremder Rechnungsoriginale nicht. Bei Lösch- oder Rückgabewünschen genügt eine Nachricht an info@got-kompass.de mit der Eingangs- oder Bestellreferenz; bei Auftragsdaten stimmen wir das mit der verantwortlichen Praxis ab.

7. Ihre Rechte

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen bestehen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Ein Widerspruch gegen eine Verarbeitung aufgrund berechtigter Interessen ist aus Gründen Ihrer besonderen Situation möglich; gegen Direktwerbung jederzeit. Eine etwa erteilte Einwilligung kann für die Zukunft widerrufen werden. Es findet keine automatisierte Entscheidung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.

Kontakt: info@got-kompass.de. Bei Daten in Praxisunterlagen können Sie sich auch direkt an die Praxis wenden. Wir unterstützen deren Bearbeitung.

8. Beschwerde

Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Für Valeria GmbH ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf, zuständig.